Obvladovanje stroškov in njihova optimizacija

Današnji trg zahteva kakovostne proizvode, proizvedene s čim manjšimi stroški.
Podjetja se zato sistematično lotevajo obvladovanja stroškov – s ciljem zmanjševanja le teh na minimalno raven. Obvladovanje stroškov je trajna skrb poslovodstva in ostalih zaposlencev v podjetju. Krepitev njegove učinkovitosti zahteva vnaprejšnje obvladovanje stroškov. Gre za stalno in vnaprejšnje obvladovanje obsega, sestave in dinamike stroškov. Občasna skrb za stroške in občasni programi za zmanjševanje stroškov ne prinašajo zadovoljivih uspehov, prav tako izkrivljene informacije o stroških hitro vodijo do napačnih poslovnih odločitev.

Za sprejemanje ustreznih poslovnih odločitev potrebujejo podjetniki in vsi nosilci odločanja različne informacije o stroških, ki jih morajo preučiti z različnih vidikov. Informacije morajo biti natančne in pravočasne. Zmanjševanje stroškov na enoto poslovnega učinka je vsekakor eden odločilnih dejavnikov uspešnosti poslovanja. V praksi poslovodstvo obravnava stroške proizvoda kot odločilen dejavnik pri odločanju cen. Celo na trgih z visoko stopnjo konkurence, kjer je cena učinkovito določena s tržnimi silami, poznavanje stroškov omogoča podjetju, da se osredotoči na poslovanje z najboljšo možno kombinacijo proizvodov ali pa je v pomoč pri pristopih, kot je ciljno določanje stroškov.

Idealni sistem stroškov bi moral zagotoviti popolnoma natančne informacije o stroških vseh poslovnih učinkov, a takšnega sistema stroškov v praksi ne moremo pričakovati. Stroški takšnega sistema bi najverjetneje presegali koristi pridobljenih informacij.

V teoriji so stroški opredeljeni kot vsota zmnožkov potroškov in cen prvin poslovnega procesa, ki so v praksi mnogokrat neoperativna, saj se pri poslovanju pojavljajo stroški, ki jih težje ali sploh ne moremo ugotoviti s takšnim zmnožkom. To so stroški delovnih sredstev, ki sodelujejo v več poslovnih procesih in ohranjajo svojo prvotno obliko, pogodbeno določeni stroški najemnin delovnih sredstev, stroški zavarovalnin, zakupnin, članarin in različnih stroškov, ki jih narekuje zakonodaja.

Pristop pri uporabi stroškov naj vsebuje naslednje stopnje:

• Potrebno je zbrati podatke o vseh stroških, ki so tako ali drugače povezani z vsemi možnimi različicami delovanja, ki jih proučujemo.
• Izločimo iz analize stroške, ki so nepovratni (so se že pojavili in nanje ne moremo vplivati) in neizogibni (se jim ne moremo izogniti tudi, če sprejmemo drugačne odločitve).
• Stroški, ki ostanejo so relevantni, so logično povezani z različnimi poslovnimi odločitvami, pri čemer moramo biti pozorni na tako imenovane izogibne stroške, ki ne nastanejo, če določene odločitve ne sprejmemo.

Potrebno je poznati stroške glede na to: katere prvine poslovnega procesa jih povzročajo (stroški predmetov dela, stroški delovnih sredstev, stroški dela, stroški zunanjih storitev), ali gre za neposredne ali posredne (splošne) stroške ter posebno pozornost posvetiti izbiri pravilnega ključa za razporejanje splošnih stroškov, poznati moramo obdobje njihovega nastanka (ali so obračunski ali načrtovani stroški) in obdobje v katerem vplivajo na izid (ali se zadržujejo v zalogah, ali so stroški obdobja, zapadli ali nezapadli), kako se odzivajo na spremembo v obsegu poslovanja (ali so stalni ali spremenljivi, ali mogoče omejeno stalni in omejeno spremenljivi), kako jih vrednotimo – kot dejanske, ocenjene ali standardne stroške. Za proces odločanja pa jih delimo še kot nepovratne, obvladljive, izogibne, relevantne (povezane z odločitvijo), diferenčne (razlika med poslovnimi odločitvami) in opotrtunitetne (izguba zaradi druge opuščene različice) stroške. Za določanje obsega poslovanja so pomembni mejni stroški, to so dodatni stroški, ki so nastali z dodatnim obsegom poslovanja.

Poznavanje stroškov je pomembno pri sprejemanju poslovnih odločitev, pri odločanju o obsegu in optimizaciji proizvodnje kot takrat, ko podjetju ne gre najbolje in se odloča o nadaljnjem poslovanju. Poznavanje stroškov in pomanjkljivosti poslovanja je šele začetek možnosti povečanja učinkovitosti posameznih aktivnosti, zadosten pogoj je šele, da podjetje znanje, ki ga ima uporabi za uvajanje sprememb. Pregledati je pomembno vse obstoječe in nastajajoče stroške in ugotoviti, kako jih je mogoče dodatno znižati.

Podjetju se izplača povečevati obseg proizvodnje čez točko, ko je dobiček na enoto proizvoda največji in sicer tako dolgo, dokler je prodajna cena večja od mejnih stroškov. Dobiček na enoto proizvoda je sicer manjši, a se še vedno povečuje.

Poznavanje stalnih in spremenljivih stroškov je pomembno pri sprejemanju poslovnih odločitev ko podjetju ne gre najbolje. Podjetje lahko kratkoročno posluje z izgubo, ko je le-ta manjša od stalnih stroškov. Dokler je prodajna cena večja od minimuma spremenljivih stroškov (in hkrati enaka mejnim stroškom), torej krije stroške povezane z obsegom poslovanja, podjetje ne bo prenehalo poslovati, saj bi bila takrat izguba večja, dosegla bi velikost stalnih stroškov. Prav tako se bo podjetje odločilo za nadaljevanje oziroma začetek proizvodnje novega proizvoda, ki na trgu ne dosega lastne cene, le če je prodajna večja od spremenljivih stroškov, saj takšen proizvod krije tudi del stalnih stroškov, ki bi jih sicer morali pokrivati z drugimi proizvodi. Proizvod, ki krije vse spremenljive stroške, ki jih povzroča in še del stalnih stroškov, četudi je njegova lastna cena večja od prodajne cene, tako povečuje skupni dobiček. Odločitve sprejemamo po načelu dodatnih prihodkov in dodatnih stroškov. Če so dodatni stroški manjši od dodatnih prihodkov, posel sprejmemo.

Pri obvladovanju stroškov je pomembna optimizacija poslovnih procesov, ki prinaša krajši čas izvajanja procesov in odpravo odvečnih aktivnosti ter ozkih grl, znižanje stroškov zaradi krajšega časa izvajanja in boljše izrabe virov, povečanje produktivnosti, ker se zaposleni ne ukvarjajo z manj pomembnimi nalogami, ampak avtomatizirajo posamezne naloge, povečanje kakovosti izdelkov in storitev zaradi boljšega nadzora – skratka, vsi procesi v poslovni organizaciji potekajo hitreje in z nižjimi stroški. Optimizacija poslovnih procesov (in stroškov) mora postati kontinuiran proces, zato je investicija v uporabniku prilagojen in agilen sistem za nadzor in upravljanje vedno upravičena.

Pri optimizaciji stroškov je pomembno zniževanje stroškov nabave. Velja, da se vsak prihranjen evro pri nabavi prišteje k dobičku, kar se neposredno pozna v izkazu poslovnega izida. Pri tem ne gre zgolj za zniževanje cen, kar je zagotovo ena od temeljnih nalog nabavne službe, temveč za procese in različne pristope, kot so brezpapirna nabava in brezpapirno poslovanje, obvladovanje nabavnih pogodb, upravljanje z zalogami, dobava surovin v pravem času za nemoteno proizvodnjo, obvladovanje ostankov itd.

S prehodom na brezpapirno podpisovanje nabavnih zahtevkov se znižajo stroški nabavnega postopka in pohitrijo postopki od pojava nabavne zahteve do pošiljanja potrjenega naročila dobavitelju. Pri brezpapirni nabavi in poslovanju imamo boljši pregled nad poslanimi in planiranimi naročili, oddelku financ poenostavlja obvladovanje denarnega toka in optimalno izvajanje procesov, kot so alokacija finančnih sredstev, kreditiranje, zakladništvo, načrtovanje plačil in podobno. Brezpapirno poslovanje prinese dodatne bonitete, saj lahko hitreje potrjujete račune in dobaviteljem račune predčasno poplačate, kar lahko pomeni dodaten popust.

Z obvladovanjem nabavnih pogodb dosežemo, da imamo za vsako dodatno naročilo ali nov posel trdno pogajalsko izhodišče, ki pomaga pri znižanju cene ali boljših nakupnih pogojih.

Obvladovanje zalog po različnih kriterijih (ABC, signalne zaloge…), lahko precej zmanjša kapital, ki je vezan v zaloge kakor tudi skladiščne kapacitete. V prvem primeru lahko podjetje sproščena denarna sredstva oplemeniti na druge načine ali jih vlaga v nove posle. Zmanjšanje potreb po skladiščnem prostoru lahko zniža stroške zunanjih storitev ali odpravi potrebe po povečevanju lastnih skladiščnih zmogljivosti.

Nabava JIT (just in time) pomeni pravočasno ter količinsko in kakovostno ustrezno dobavo kupcu. Predvsem pa je potrebno optimalno razmerje med velikostjo zaloge in velikostjo pričakovanih naročil v določenem obdobju, da bodo stroški zalog, stroški neuporabnega ostanka in stroški neizpolnitve naročila najnižji.

Vodenje ostankov materiala (dimenzijsko, po lokacijah…) lahko precej zmanjša število naročil materiala, posebej pri takšnem, ki je na voljo v standardnih količinah (npr. najmanj ena paleta, en kontejner, minimalno številko kosov, …). Povečanje izrabe koristnega odpada ob tem neposredno zniža lastno ceno izdelkov, s čimer povečuje konkurenčnost in dobičkonosnost.

Vlaganje v lastne zaposlene prinaša dolgoročne učinke pri zniževanju stroškov. Če zaposlene spodbujamo in jim damo priložnost, da se dalje razvijajo in izobražujejo, s tem krepimo njihovo zvestobo. Tako znatno znižamo stroške, ki nastajajo zaradi velike fluktuacije zaposlenih. Dragoceno znanje in spretnosti s tem ostanejo v podjetju. Nove zaposlene je treba usposobiti, novincem v panogi je treba zagotoviti dodatna usposabljanja za pridobitev kvalifikacij. Če ti procesi niso optimalno usklajeni, podjetje na tej točki izgublja denar.

Dejstvo je, da so stroški eden od ključnih problemov preživetja in uspešnosti sodobnih podjetij. Podjetja, ki ponujajo sodobne in konkurenčne produkte, postajajo zaradi prevelikih stroškov nekonkurenčna. Sodobna tehnologija je samo potreben pogoj za preživetje podjetja, zadosten pogoj je sposobnost podjetja, da aktivnost opravi brezhibno, z minimalno porabo prvin poslovnega procesa in zagotavljanjem visoke kakovosti.

Vir:

Dr. Marjetka Tekavčič, Obvladovanje stroškov, 1997

https://www.timocom.si/blog/nizji-stroski-za-vecji-dobicek-414452

Članki, ki jih dostopate na tej spletni strani so bili pripravljeni na podlagi različnih virov, veljavnih v času priprave besedila. V primeru kasnejših sprememb zakonodaje, sodne ali upravne prakse avtorji in SPOT Svetovanje JV Slovenija ne odgovarjajo za ažurnost oziroma uskladitev besedila s kasnejšimi spremembami.